Ο Μιχάλης Μάρκου Διευθυντικό Στέλεχος-Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Καθηγητής Διοίκησης Επιχειρήσεων/Marketing γράφει στην ηλεκτρονική εφημερίδα «itn Ελληνικός Τουρισμός» που κυκλοφόρησε την Πέμπτη 25 Νοέμβριος 2021 για την σημασία της σωστής διαχείρισης χρόνου.
Το timemanagement θεωρείται μια από τις πιο σημαντικές soft skills δεξιότητες που πρέπει κάποιος να κατέχει στην σημερινή αγορά και αναζητείται έντονα από τις επιχειρήσεις
Ο χρόνος είναι ένα αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας και η όποια λάθος διαχείρισή του, έχει συνέπειες τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο. Η σύγχρονη κοινωνία απαιτεί όλο και γρηγορότερους και εξαντλητικούς ρυθμούς ζωής, πολλές ώρες εργασίας, έντονο ανταγωνισμό και λίγες ώρες για προσωπική ξεκούραση. Είναι γεγονός, ότι ο χρόνος είναι περιορισμένος, έχει πάντα 24 ώρες, δεν σταματά ποτέ, κοστίζει, αποσπάται πολλές φορές πολύ εύκολα και δεν επανέρχεται. Οπότε θα πρέπει να κατανεμηθεί/χρησιμοποιηθεί έξυπνα και αποδοτικά, πετυχαίνοντας το μέγιστο δυνατό όφελος τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.
Ως διαχείριση του χρόνου, ορίζεται ο συντονισμός των καθηκόντων και των δραστηριοτήτων ενός ατόμου για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των προσπαθειών του. Η διαχείριση του χρόνου επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν όλο και καλύτερα τη δουλειά τους και το πρόγραμμα τους σε λιγότερο χρόνο. Μάλιστα, η σωστή διαχείριση χρόνου (time management) θεωρείται μια από τις πιο σημαντικές soft skills δεξιότητες που πρέπει κάποιος να κατέχει στην σημερινή αγορά και αναζητείται έντονα από τις επιχειρήσεις.
Πολλά έχουν γραφτεί για το πώς κάποιος μπορεί να διαχειριστεί καλύτερα τον χρόνο του, και σχεδόν όλοι τονίζουν την σημασία του σωστού προγραμματισμού των εργασιών/δραστηριοτήτων που έχει να φέρει εις πέρας ένα άτομο. Αν ο προγραμματισμός γίνει σωστά, τότε είναι εφικτό να μειωθεί ο χρόνος και η προσπάθεια για να επιτευχτεί ένας στόχος. Τα οφέλη ενός προγραμματισμού είναι πολλαπλά μιας και ο προγραμματισμός είναι ένας οδηγός για το μέλλον.
Δείχνει που είμαστε και που θέλουμε να φτάσουμε. Το πρώτο βήμα λοιπόν, για ένα σωστό προγραμματισμό είναι η λεπτομερής καταγραφή των δραστηριοτήτων ενός ατόμου μέσα σε μια ημέρα/εβδομάδα με χρονομέτρηση. Μέσω αυτής της διαδικασίας θα φανούν τι ποσοστό του χρόνου ξοδεύεται σε επείγουσες, σημαντικές, λιγότερο σημαντικές, ανούσιες ή αδιάφορες εργασίες/δραστηριότητες.
Το πρώτο βήμα λοιπόν, για ένα σωστό προγραμματισμό είναι η λεπτομερής καταγραφή των δραστηριοτήτων ενός ατόμου μέσα σε μια ημέρα/εβδομάδα με χρονομέτρηση
Η θέσπιση προτεραιοτήτων στις εργασίες/δραστηριότητες που έχει να διεκπεραιώσει ένα άτομο, είναι μια άλλη σημαντική παράμετρος στην σωστή διαχείριση του χρόνου. Η κρισιμότητα και η πιεστικότητα κάθε εργασίας/δραστηριότητας, καθορίζουν και την σπουδαιότητα και την σημασία της. Η κρισιμότητα απαντά στο ερώτημα πόσο κρίσιμη/καθοριστική είναι η εργασία που πρέπει να πραγματοποιηθεί για την επίτευξη των στόχων, ενώ η πιεστικότητα απαντά στο ερώτημα πόσο επείγουσα είναι η εργασία.
Η κατηγοριοποίηση τους γίνεται σε 4 κατηγορίες, οι οποίες είναι: A) εργασία κρίσιμη αλλά και επείγουσα (δεν επιδέχεται αναβολή και συνήθως πρόκειται για κάτι που πρέπει να γίνει άμεσα), B) εργασία κρίσιμη αλλά όχι επείγουσα (που σημαίνει ότι μπορεί να ολοκληρωθεί και με την βοήθεια/συνδρομή άλλων ατόμων), Γ) εργασία όχι κρίσιμη αλλά επείγουσα (η οποία συνεισφέρει ελάχιστα στην επίτευξη των στόχων σας αλλά πρέπει να γίνει αμέσως) και τέλος Δ) εργασία ασήμαντη, που σημαίνει ότι δεν συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί και ούτε υπάρχει οποιαδήποτε πίεση για την ολοκλήρωση της.
Ο προγραμματισμός των δραστηριοτήτων της επόμενης ημέρας και η τήρηση ενός καλά οργανωμένου ημερολογίου/to do list είναι ακόμα μια σημαντική παράμετρος στην βελτιστοποίηση της διαχείρισης του χρόνου. Πρέπει να αφιερώνεται στο τέλος της ημέρας (ή στην αρχή της επόμενης), τουλάχιστον 5 λεπτά με την καταγραφή των εργασιών/δραστηριοτήτων που πρέπει να πραγματοποιηθούν, βάζοντας προτεραιότητες και χρόνους σε κάθε μια.
Ένα ημερολόγιο ή to do list έγγραφο αποτελούν εξαιρετικά εργαλεία για την αύξηση της παραγωγικότητας μιας και εκπληρώνοντας τους στόχους που είχαν τεθεί (γραπτώς), το άτομο αισθάνεται πιο παραγωγικό και αποτελεσματικό. Η ηθική ικανοποίηση που προσφέρεται είναι το καταλληλότερο κίνητρο για να συνεχίσει το άτομο να δημιουργεί νέες λίστες και να θέτει όχι μόνο μακροπρόθεσμους αλλά και βραχυπρόθεσμους στόχους, συμβάλλοντας με αυτό τον τρόπο στην ανάπτυξη της υπευθυνότητας και της συνέπειας.
Βασική προϋπόθεση σε όλα αυτά, θα πρέπει να είναι και η αυτόβουλη θέληση να αλλάξουμε τον τρόπο σκέψης και δράσης, έτσι ώστε να υπάρξει ορθότερη και αποδοτικότερη χρήση του χρόνου
Συνεχίζοντας, δεν πρέπει να αγνοηθεί η σημασία της τάξης και της οργάνωσης του χώρου εργασίας, ενός ατόμου, που θέλει να διαχειρίζεται καλύτερα τον χρόνο του. Βάσει ερευνών, έχει διαπιστωθεί ότι ένας καθαρός και οργανωμένος εργασιακός χώρος δίνουν ένα επιπλέον κίνητρο για γρηγορότερη ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων/εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Τέλος, ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην σωστή και αποτελεσματική αντιμετώπιση των χρονοκλεφτών/περισπασμών που υπάρχουν όπως τα τηλεφωνήματα, τα emails, τα social media, οι (απροσδόκητες) επισκέψεις ή τα αιτήματα για βοήθεια/συνεργασία από φίλους/συνεργάτες/υφιστάμενους/προϊστάμενους, κοκ και η στρατηγική που θα πρέπει να ακολουθηθεί διαφέρει ανάλογα με τον περισπασμό.
Εν κατακλείδι, η ικανότητα σωστής και αποτελεσματικής διαχείρισης και οργάνωσης του χρόνου είναι μείζονος σημασίας στην σύγχρονη κοινωνία και στις επιχειρήσεις. Η ικανότητα αυτή εξασφαλίζει ένα σύστημα προγραμματισμού και ελέγχου και εξασφαλίζει ισορροπία στην προσωπική και επαγγελματική ζωή, με ευελιξία, ώστε το άτομο να ανταποκρίνεται σε νέες ευκαιρίες ή απρόοπτα.
Τα πλεονεκτήματα/οφέλη από την ορθή διαχείριση του χρόνου είναι η αύξηση της παραγωγικότητας, η θετική προδιάθεση, η ελάττωση των περιπτώσεων σκόπιμης αποφυγής εργασιών (αναβλητικότητα), η προώθηση της ιδέας της προετοιμασίας και επανάληψης, η ελαχιστοποίηση διεκπεραίωσης εργασιών την τελευταία στιγμή και η δραστική μείωση του άγχους. Βέβαια, βασική προϋπόθεση σε όλα αυτά, θα πρέπει να είναι και η αυτόβουλη θέληση να αλλάξουμε τον τρόπο σκέψης και δράσης, έτσι ώστε να υπάρξει ορθότερη και αποδοτικότερη χρήση του χρόνου πετυχαίνοντας το μέγιστο δυνατό όφελος τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.
